INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

Con questa informativa RIDE S.r.l.  spiega come tratta i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e del d.lgs. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal d.lgs. 101/2018.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è RIDE S.r.l. con sede in Via Cav. Bordogna n.21, 25012 calvisano ( Brescia) P.IVA 02120540980 – C.F. 0335647017, Pec: ridesrl@pec.it

2. Responsabile della protezione dati

Avv. Marco Avanza con studio in Via delle Antiche Mura n.3  25121 Brescia

Il dato di contatto del Responsabile della protezione dati è:  avanza@studiolegaleavanzasimeone.it

3. Finalità del trattamento

I dati da lei direttamente forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società, presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con RIDE S.r.l. , verranno trattati da RIDE S.r.l. stessa per gestire tali situazioni. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

4. Tipologia di dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

5. Basi giuridiche del trattamento

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a)  gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;

b)  adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;

c)  difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

-           per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);

-           per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

-           per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

6. Soggetti autorizzati a trattare i dati

A sua tutela, solo il Responsabile della Gestione delle Segnalazioni identificato nell’Organismo dio Vigilanza di RIDE S.r.l. , è in grado di associare le segnalazioni alle identità dei segnalanti.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno delRIDE S.r.l. , debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di procedura penale.

7. Responsabile del trattamento

RIDE S.r.l.  si avvale dell’Organismo di Vigilanza (OdV) e di DigitalPA s.r.l., in qualità di partner tecnologico, al quale è affidata la gestione del sistema informatico delle segnalazioni interne, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

8. Categorie di destinatari dei dati personali

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento. Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere né a mezzo accesso documentale, né a mezzo accesso civico generalizzato.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

9. Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. RIDE S.r.l.  attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; RIDE S.r.l.  impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

10. Periodo di conservazione dei dati

Il RPCT effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece, il RPCT ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, procede direttamente o tramite propri incaricati nell’attività informativa ed istruttoria.

I dati personali vengono conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.

11. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Al fine di classificare la segnalazione come whistleblowing i suoi dati identificativi (nome, cognome) devono essere forniti obbligatoriamente, nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, quest’ultima verrà gestita con diverse modalità e dovrà essere inoltrata con le modalità atte a conservare l’anonimato; tale segnalazione verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

E’ rimessa invece a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità per RIDE S.r.l.  di intervenire nell’interesse dell’integrità della Società.

12. Diritti

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili.

Nel caso abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata a: Organismo di Vigilanza di Ride s.r.l. con sede presso: Silvestri & Partners srl STP Via Dante n.17, 25122 Brescia

Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al d.lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.