PREMESSE Descrizione aziendale

 

CHE COSA RIGUARDA IL WHISTEBLOWING E LE LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA

Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno. In casi specifici, è prevista la possibilità̀ di effettuare la segnalazione mediante la divulgazione pubblica attraverso i media.

Si tratta di una disciplina che persegue, come fine ultimo, il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private, incentivando l’emersione di condotte pregiudizievoli - di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del suo contesto lavorativo - in danno dell’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il Decreto abroga e modifica la disciplina nazionale previgente, racchiudendo in un unico testo normativo - per il settore pubblico e per il settore privato - il regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite poste in essere in violazione non solo di disposizioni europee, ma anche nazionali, purché basate su fondati motivi e lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente, al fine di garantire il recepimento della direttiva senza arretrare nelle tutele già riconosciute nel nostro ordinamento.

Il quadro regolatorio di riferimento è stato infine completato con le Linee Guida ANAC (di seguito anche “ANAC”), adottate con delibera del 12 luglio 2023, recanti procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, nonché indicazioni e principi di cui enti pubblici e privati possono tener conto per i canali interni.

Il Decreto prevede che la nuova disciplina si applichi, in via generale, a decorrere dallo scorso 15 luglio 2023(art. 24). Invece, per i soggetti del settore privato che, nell’ultimo anno, hanno impiegato una media di lavoratori subordinati fino a 249 unità, l’obbligo di istituire un canale interno di segnalazione ha effetto a decorrere dal 17 dicembre 2023; fino a quel giorno, continua ad applicarsi la disciplina previgente (art. 6, co. 2-bis del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, di seguito anche “Decreto 231”).

 

 

DEFINIZIONI

1. violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità̀ dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato di cui all’art. 2, comma 1, lett. a), nn. 1, 2, 3, 4, 5 e 6 del Decreto;
2. informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità̀ giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché̀ gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
3. segnalazione: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
4. segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;
5. segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna;
6. divulgazione pubblica o ́divulgare pubblicamente: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
7. gestore del canale di segnalazione interna: l’Organismo di Vigilanza di Ride srl;
8. segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
1. segnalato: qualsiasi soggetto a cui sono riferiti o riferibili i fatti oggetto di una segnalazione;
10. facilitatore»: una persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
11. contesto lavorativo: le attività‡ lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività‡, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità̀ giudiziaria o contabile;

 

 

50. persona coinvolta o ́segnalata: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione È attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;

1000. ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità̀ giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può́ provocare al segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
14. seguito: l'azione intrapresa dal soggetto cui È affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
15. Società: RIDE s.r.l. 
16. riscontro a: comunicazione al segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

 

LA SEGNALAZIONE

 

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché́ su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato.

Rispetto all’accezione da attribuire al “contesto lavorativo”, secondo il Decreto e ANAC, occorre fare riferimento a un perimetro di applicazione ampio e non limitato a chi abbia un rapporto di lavoro “in senso stretto” con l’organizzazione del settore pubblico o privato.

Occorre, infatti, considerare che le segnalazioni possono essere effettuate anche da coloro che hanno instaurato con i soggetti pubblici e privati altri tipi di rapporti giuridici diversi da quelli di lavoro in senso stretto. Ci si riferisce, fra l’altro, ai consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, azionisti degli stessi soggetti pubblici e privati ove assumano la forma societaria e alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Al riguardo, con riferimento agli azionisti, ANAC ha chiarito che il perimetro di applicazione della disciplina e, in particolare, delle segnalazioni, precisando che si tratta di “coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nella impresa”. La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano

 

nell’ambito di un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché́ qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

Pertanto, a rilevare è l’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e il soggetto pubblico o privato nel quale il primo opera, relazione che riguarda attività̀ lavorative o professionali presenti o anche passate.

Quanto al contenuto, le segnalazioni devono essere il più̀ possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali della segnalazione, anche ai fini del vaglio di ammissibilità:

• i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché́ un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità̀ con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Inoltre, nel caso di utilizzo del canale analogico (vd. infra), sarebbe utile che il segnalante indichi espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing (ad es. inserendo la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”), soprattutto al fine di gestire correttamente l’eventuale invio, per errore, della segnalazione a un soggetto diverso dal gestore.

È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché́ l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

La Segnalazione è Improcedibile ove difetti dei requisiti soggettivi o oggettivi.

Ai fini dell’ammissibilità, è inoltre necessario che, nella segnalazione, risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità attraverso cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;

 

 

 

• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

 

Alla luce di queste indicazioni, la segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

• mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
• manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
• esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona preposti;
• produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

TUTELA DEL SEGNALANTE E DEI SOGGETTI A ESSO ASSIMILATI

Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina.

In particolare, il Decreto si preoccupa di proteggere il segnalante con:

• l’obbligo di riservatezza della sua identità̀;
• il divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
• la limitazione della sua responsabilità̀ per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.

Tali misure di protezione, con alcune eccezioni (su cui vd. infra), si applicano non solo al soggetto segnalante ma anche ad altri soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, in ragione del ruolo assunto o della particolare vicinanza o rapporto con il segnalante. In particolare, si tratta dei seguenti soggetti:

• facilitatore, ovvero la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
• persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate a essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
• colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.
• enti di proprietà - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;

 

• enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano.

Per la corretta individuazione di tali soggetti, anche ai fini di garantire la riservatezza e le tutele agli stessi accordate, è richiesto al segnalante di indicare esplicitamente l’esistenza di tali soggetti, dimostrando la sussistenza dei relativi presupposti.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’ente contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità̀ del segnalante non può̀ essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità̀ del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà̀ utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

IL DIVIETO E LA PROTEZIONE CONTRO LE RITORSIONI

Il Decreto vieta ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato,

che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini – in via diretta o indiretta – un danno ingiusto ai soggetti tutelati.

Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli.

La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti assimilati al segnalante, già citati (es. colleghi di lavoro).

L’ANAC è l’autorità̀ preposta a ricevere dal segnalante e gestire le comunicazioni su presunte ritorsioni dallo stesso subite.

Affinché sia riconosciuta tale forma di tutela, il Decreto prevede le seguenti condizioni:

• che il segnalante/denunciante al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità̀ giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica avesse “fondato motivo” di ritenere le informazioni veritiere e rientranti nel perimetro applicativo della disciplina;
• che la segnalazione, denuncia o divulgazione sia stata effettuata secondo la disciplina prevista dal Decreto.

 

 

Questo implica da parte del segnalante un’attenta diligenza nella valutazione delle informazioni che non è sufficiente si fondino su semplici supposizioni, “voci di corridoio” o notizie di pubblico dominio.

La norma fornisce un elenco delle possibili fattispecie ritorsive, sia pur non esaustivo e non tassativo:

1. 1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
   2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
   3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
   4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
   5. le note di merito negative o le referenze negative;
   6. l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
   7. la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
   8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
   1. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
   10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
   11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità̀ economiche e la perdita di redditi;
   50. l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
   1000. la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
   14.  l'annullamento di una licenza o di un permesso;
   15.  la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
   16.  

Pertanto, il soggetto che ritenga di aver subito una ritorsione, anche tentata o minacciata, come conseguenza di una segnalazione/divulgazione/denuncia lo comunica all’ANAC, che dovrà accertare il nesso di causalità tra la ritorsione e la segnalazione e, quindi, adottare i conseguenti provvedimenti.

 

 

LA TUTELA DEL SEGNALATO

La Società richiede che tutti collaborino al mantenimento di un clima aziendale di reciproco rispetto e vieta atteggiamenti che possano ledere la dignità̀, l’onore e la reputazione di ciascuno.

Il segnalato non può essere sanzionato disciplinarmente in mancanza di riscontri oggettivi circa la violazione segnalata, ovvero senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione e provveduto a contestare i relativi addebiti con le procedure di legge e/o di contratto.

Nella trattazione e gestione delle segnalazioni devono essere adottate le necessarie cautele per la tutela della riservatezza del soggetto segnalato.

Ciò al fine di evitare conseguenze pregiudiziali, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo in cui il soggetto segnalato è inserito.

I dati relativi ai soggetti segnalati sono comunque tutelati dalla disciplina in materia dei dati personali.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

Il segnalato può essere sentito, ovvero, su richiesta, è sentito, anche mediante procedimento cartolare, attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti. La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongano l’obbligo di comunicazione del nominativo del soggetto segnalato (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria o contabile).

 

REQUISITI E STRUMENTI

I canali di segnalazione interna, per essere ritenuti adeguati, devono essere idonei ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte (segnalato, facilitatore, eventuali altri terzi), del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.

 

 

 

 

Per quanto attiene agli strumenti concreti attraverso cui attivare il canale di segnalazione interno, l’articolo 4 del Decreto prevede che le segnalazioni possono essere effettuate secondo diverse modalità:

• in forma scritta: analogica o con modalità informatiche;
• in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.

Al riguardo, anche alla luce delle Linee Guida di ANAC, si chiarisce che la scelta della modalità̀ attraverso la quale effettuare la segnalazione tra quella scritta od orale, riguarda il segnalante. Per l’impresa, invece, è obbligatorio predisporre sia il canale scritto - analogico e/o informatico - che quello orale, dovendo mettere entrambi a disposizione del segnalante.

L’alternativà riguarda, quindi, solo la forma scritta: l’impresa potrà̀ decidere se utilizzare lo strumento della piattaforma on-line oppure optare per la posta cartacea (in via esemplificativa, prevedendo il ricorso a lettere raccomandate).

Con particolare riferimento allo strumento informatico, ANAC, in linea con il parere reso dal Garante per la protezione dei dati personali, escludono espressamente che la posta elettronica ordinarie e la PEC siano strumenti adeguati a garantire la riservatezza. Pertanto, l’unico strumento informatico adeguato è da individuarsi nella piattaforma on-line.

LA SEGNALAZIONE ESTERNA

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. 1. il canale di segnalazione interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto;
   2. il segnalante ha gi‡ effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
   3. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
   4. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In ottemperanza all’art. 7 del Decreto l'Autorità̀ nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un apposito canale di segnalazione esterna.

 

 

Le informazioni e istruzioni rilevanti in merito alle segnalazioni esterne gestite da ANAC sono reperibili sul sito di ANAC stessa all’indirizzo: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso da ANAC deve essere trasmessa a quest’ultima, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

LE SANZIONI

Sono sanzionabili a titolo disciplinare i seguenti soggetti:

• • • il segnalante che effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate o “in mala fede”;
    • il soggetto aziendale che ha adottato misure discriminatorie o ritorsive nei confronti del segnalante;
    • i soggetti che ostacolano o tentano di ostacolare le segnalazioni;
    • i soggetti che attuano eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, nonché i soggetti che attuano ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
    • il gestore della segnalazione interna nel caso di mancato svolgimento delle attività di verifica e analisi;
    • i soggetti che non garantiscono i principi generali di tutela con particolare riferimento al rispetto della riservatezza dell’identità del segnalante;
    • il segnalato che, a seguito dei risultati delle verifiche condotte dalla Società, È risultato aver posto in essere atti illeciti o irregolari, ovvero attività non in ottemperanza al Codice Etico, al modello organizzativo ex D. Lgs.231/01 o al sistema delle procedure aziendali, anche secondo quanto previsto dal sistema disciplinare del contratto collettivo di lavoro.

MODIFICA MODELLO 231 A SEGUITO DELLE SEGNALAZIONI

Qualora, a seguito delle segnalazioni, emergano elementi oggettivi idonei a rivelare eventuali criticità sull’idoneità e sull'efficacia del Modello Organizzativo di cui al D.Lgs. 231/01, l’Organismo di Vigilanza proporrà l’introduzione di idonee modifiche al modello stesso.

 

 

 

REVISIONE PERIODICA DELLA PRESENTE PROCEDURA

La presente procedura potrà essere oggetto di revisione periodica approvata dall’organo amministrativo e pubblicata sul sito web della società e in apposita sezione della intranet aziendale.

 

PROCEDURA   Descrizione aziendale

 

 

 

 

Art. 1. Finalità

La presente procedura è finalizzata a garantire il rispetto delle disposizioni di cui al Ds 24/2023 ed in particolare la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

In particolare La presente procedura è finalizzata a:

a) garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, in ogni caso nel rispetto delle disposizioni di legge che disciplinano le indagini ed i procedimenti avviati dall'autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione;

b)  tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive, e/o discriminatorie in ragione della segnalazione effettuata;

c)  assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

Art. 2 - Ambito di applicazione

La presente procedura è parte integrante del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Ds 231/2001 e quindi si applica tutti coloro che svolgono la propria attività a favore della Società: sia i lavoratori subordinati che i consiglieri di amministrazione i quali tutti possono assumere il ruolo di “persona segnalante” ai sensi del Ds 24/2023.

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

violazioni del Codice Etico, del Modello 231 e delle procedure;

violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa in materia di sicurezza sul lavoro;

 

presunti illeciti, tra quelli previsti dal Modello 231 della Ride S.r.l. nell’interesse o a vantaggio della società.

 

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, nonché̀ condotte illecite rilevanti ai sensi del d. s. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei successivi numeri 2), 3), 4) e 5);
2. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società̀ o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità̀ della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità̀ delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione; di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e consistenti in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità̀ della Società̀.

Non vengono gestite segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle sopra descritte e relative a: contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità̀ giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Art. 3 - invio della segnalazione

La gestione del canale di segnalazione interna È affidata all’Organismo di Vigilanza (di seguito anche “OdV”) nominato da Ride srl ai sensi dell’art.6 del D. s. 231/01, che È tenuto a svolgere i seguenti compiti:

1. 1. garantire che il sistema di gestione delle segnalazioni di violazioni sia concepito e dotato di risorse per garantire una valutazione completa delle segnalazioni;

 

1. 2. assicurare, che le funzioni di indagine e protezione siano svolte in modo indipendente;
   3. fornire consulenza e orientamento sul sistema di gestione delle segnalazioni e sulle problematiche relative alla segnalazione delle violazioni;
   4. riferire su base pianificata sull'andamento del sistema di gestione delle segnalazioni al Consiglio di amministrazione.

Tutti i destinatari del modello 231 della Ride S.r.l., qualora abbiano anche solo il sospetto che si sia verificata una violazione del Modello, di disposizioni di legge, con particolare riguardo alla legislazione in materia di sicurezza sul lavoro, può effettuare una segnalazione secondo una delle seguenti modalità:

          - Segnalazione palese: invio di missiva tramite la posta Raccomandata A/R tradizionale presso lo studio del presidente dell’Odv: STUDIO TRIBUTARIO e LEGALE Silvestri & Partners srl STP Via Dante n.17 25122 Brescia, ovvero telefonata ad uno dei numeri di cellulare dei componenti dell’Odv ai seguenti numeri: 030296811 – 3392142721.

            - Le segnalazioni possono essere inoltrate tramite l’apposita piattaforma informatica https://ride.segnalazioni.net/ basata sulla cifratura all’origine della segnalazione, garantendone l’integrità e la non violabilità̀ del contenuto e consentendone accesso al solo gestore della segnalazione. La piattaforma consente di inviare via web una segnalazione compilando un modulo ed eventualmente allegando dei file.

Il sistema garantisce l’informativa automatica al segnalante circa la presa in carico della segnalazione con cui potrà visualizzare lo stato della stessa, la possibilità di interagire con un sistema messaggistica con il ricevente e quindi di essere ricontattato per acquisire elementi utili alla fase istruttoria o di inviare ulteriori informazioni di cui verrà eventualmente a conoscenza ai fini dell’integrazione dei fatti oggetto della segnalazione.

Il gestore della segnalazione, notificato a mezzo e-mail di ogni segnalazione ricevuta dal sistema, può accedere all'elenco delle segnalazioni, visualizzarne lo stato, scaricare le informazioni inviate, inviare messaggi con richieste di approfondimento al segnalante e riportare lo stato di chiusura della segnalazione.

L'amministratore della piattaforma non può accedere al contenuto delle segnalazioni.

La piattaforma, attraverso una gestione delle politiche di data retention e logging, non consente il tracciamento digitale del segnalante garantendo quindi la riservatezza dell’identità̀ dello stesso.

 

 

Il software alla base della piattaforma nasce specificatamente con riferimento a scenari d'uso ad alto rischio e, per tale ragione, vengono implementati i principali protocolli di sicurezza allo stato dell'arte con preferenza per i protocolli di pubblico dominio con beneficio di peer-review pubblica: tra questi l'utilizzo del protocollo https che offre la crittografia delle segnalazioni e dei loro allegati.

I messaggi vengono recapitati al gestore della segnalazione in forma criptata e possono essere decifrati solo attraverso una chiave in possesso del solo gestore delle segnalazioni. Ogni successiva comunicazione tra segnalante e gestore dovrà avvenire all’interno della piattaforma, tramite il servizio di messaggistica, e non attraverso mail o altri canali.

- Segnalazione anonima: invio di missiva tramite la posta tradizionale presso lo studio del presidente dell’ODV, ovvero telefonata ad uno dei numeri di cellulare dei componenti dell’Odv.

- Incontro: qualora il segnalante lo richieda ad uno dei membri dell’Odv l’organismo organizza, entro sette giorni dalla ricezione della richiesta, un incontro durante il quale il segnalante effettua la segnalazione. L’incontro si svolgerà presso i locali sede dell’ODV, ovvero in altro luogo indicato dall’ODV stesso, all’incontro devono essere presenti, anche in videoconferenza, almeno due membri dell’Odv i quali redigono relativo verbale. Il Verbale verrà sottoscritto dai membri dell’ODV e dal segnalante il quale ne riceverà copia rilasciando attestazione di ricevuta.

In tutti i casi diversi dalla segnalazione anonima l’Odv rilascia al segnalante, entro cinque giorni dalla ricezione della segnalazione, un avviso di ricevimento della segnalazione.

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso dal gestore della segnalazione deve essere trasmessa, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al gestore dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

Le segnalazioni devono riguardare fatti conosciuti direttamente da chi segnala, e devono contenere quante più informazioni possibili al fine di appurare i fatti segnalati, con particolare riguardo all’identità dei soggetti che hanno commesso i fatti oggetto di segnalazione.

Il contenuto della segnalazione è libero, ma al fine di agevolare le indagini, è opportuno inserire i seguenti elementi:

• le generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di segnalazione;

 

• se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

La segnalazione può avere ad oggetto anche informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate o attività illecite non ancora compiute ma che il segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti.

La segnalazione deve essere effettuata secondo buona fede e non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti ad offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono asseritamene ascritti.

Il soggetto segnalate è obbligato ad indicare nella segnalazione eventuali interessi personali correlati, anche indirettamente, ai fatti oggetto della segnalazione od al soggetto segnalato.

Art. 4 - Esame e valutazione delle segnalazioni

Ricevuta la segnalazione l’Odv si riunisce entro sette giorni ed individua tutte le attività che ritiene necessarie al fine dell’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione indicando il presumibile termine finale dell’istruttoria.

Salvo che la segnalazione non venga preliminarmente archiviata per inammissibilità o improcedibilità (come da premesse), l’Odv nell’espletamento delle attività di accertamento e verifica dei fatti oggetto della segnalazione può avvalersi della collaborazione sia di risorse interne che esterne alla Ride S.r.l. In ogni caso, durante tutta la gestione della segnalazione è fatto obbligo a tutti i membri dell’Odv di non divulgare a soggetti diversi dai componenti del medesimo organismo, l’identità del soggetto segnalante e di qualsiasi persona coinvolta nella segnalazione.

Al fine dell’accertamento dei fatti l’Odv può compiere ogni atto ritenga necessario ed in particolare: può ascoltare direttamente l’autore della segnalazione, se noto, i soggetti menzionati nella medesima ed anche soggetti che in ragione delle mansioni da loro svolte possano essere a conoscenza, anche indirettamente, dei fatti. L’odv può altresì acquisire documenti di qualsiasi tipo, filmati di videosorveglianza ed ogni altro elemento in possesso della società che ritenga necessario od utile.

 

All’esito dell’attività istruttoria l’Odv:

1. se constata l’infondatezza della segnalazione procede all’archiviazione della segnalazione
2. se constata la fondatezza della segnalazione richiede alla Ride S.r.l. di procedere alla valutazione ai fini disciplinari e sanzionatori di quanto accertato e/o agli opportuni interventi sul Modello 231.
3. L’Odv, in ogni caso, dà riscontro al segnalante entro tre mesi dal ricevimento della segnalazione circa: l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni; l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti; l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende svolgere.

Ove gli approfondimenti effettuati evidenzino situazioni di violazioni del MOG e/o del Codice Etico ovvero l’OdV abbia maturato il fondato sospetto di commissione di un reato, l’OdV procede senza indugio alla comunicazione della segnalazione e delle proprie valutazioni ai membri del consiglio di amministrazione della società.

L’Odv provvede a documentare la propria attività istruttoria mediante la redazione di appositi verbali delle operazioni compiute. Tutti i verbali, nonché i documenti acquisiti, vengono conservati dai membri dell’Odv presso i rispettivi studi e non vengono forniti alla società.

Qualora sia necessario fornire alla società alcuni dei verbali e/o dei documenti redatti o acquisiti dall’Odv l’organismo provvede a fornire tali atti e documenti dopo aver cancellato i nominativi del segnalante e, qualora la segnalazione sia infondata, del segnalato.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità, qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione..

L’Odv provvede a dare avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui al paragrafo precedente quando la rivelazione della identità della persona segnalante è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

 

 

 

 

 

Art. 7 – Obblighi di riservatezza

L’OdV è tenuto al segreto in ordine alle notizie e alle informazioni comunque acquisite nell’esercizio delle sue funzioni.

L’Organismo, nel corso delle attività di indagine che segua alla segnalazione, deve agire in modo da garantire che i soggetti coinvolti non siano oggetto di ritorsioni, discriminazioni o, comunque, penalizzazioni, assicurando, quindi, la riservatezza al soggetto che effettua la segnalazione.

Le informazioni ricevute/acquisite, devono essere trattate con riservatezza e utilizzate solo per finalità conformi alle funzioni dell’Organismo e nel rispetto della legge nonché del Codice in materia di protezione dei dati personali Reg. CE 679/2016.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione deve dare notizia circostanziata della discriminazione al gestore della segnalazione, che valuta la sussistenza degli elementi per informare di quanto accaduto il Consiglio di amministrazione affinché̀ adotti tutte le iniziative necessarie ed opportune.

L'adozione di misure discriminatorie nei confronti dei segnalanti può̀ essere comunicata all’ANAC.

Modulo Segnalazione all’Odv

 

AUTORE DEL COMPORTAMENTO OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

 

 

 

 

DESCRIZIONE DI DETTAGLIO DEL COMPORTAMENTO CHE ORIGINA LA SEGNALAZIONE:

 

 

 

 

 

 

 

 

DATI DEL SEGNALANTE (IN CASO DI SEGNALAZIONE NON ANONIMA)

EVENTUALE INDICAZIONE DI: facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate a essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado. colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente, Enti di proprietà̀ - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica; enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano.

Nome: __________________________

Cognome _________________________

Telefono _____________________                     Email ________________________

Informativa privacy

Ride S.r.l., titolare del trattamento dei dati personali, ai sensi G.D.P.R. rende noto che i Suoi dati personali acquisiti mediante la presente segnalazione saranno trattati esclusivamente per finalità connesse al rispetto degli obblighi derivanti dal D.s. 231/2001, nonché utilizzati, ed in seguito conservati, prevalentemente in forma cartacea. Riconosciuta la legittimità anche di segnalazioni “anonime”, il conferimento dei suoi dati appare facoltativo ed un suo rifiuto in tal senso non comporterà nessuna conseguenza circa la validità dell’operato dell’Organismo di Vigilanza di Ride S.r.l.

 

 

Il segnalante resta, in ogni caso, personalmente responsabile dell’eventuale contenuto diffamatorio delle proprie comunicazioni e Ride S.r.l., mediante il proprio O.d.V., si riserva il diritto di non prendere in considerazione le segnalazioni prodotte in evidente “mala fede”.

Ride S.r.l. ricorda, inoltre, che i dati da Lei forniti devono essere pertinenti rispetto alle finalità della segnalazione, cosicché l’O.d.V. sarà libero di non dare seguito alle segnalazioni riguardanti condotte o soggetti estranei agli obblighi derivanti dal D.s. 231/2001. Salvo l’espletamento di obblighi derivanti dalla legge, i dati personali da Lei forniti non avranno alcun ambito di comunicazione e diffusione.

Ai sensi del G.D.P.R., Lei potrà esercitare i seguenti diritti:

-  Ottenere indicazione dell'origine dei Suoi dati nonché delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili nonché dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali potranno essere comunicati.

-  Ottenere l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando ne ha interesse, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; l'attestazione delle operazioni che sono state portate a conoscenza di terzi, anche per quanto riguarda il loro contenuto; di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

-  Opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

Per l’esercizio dei succitati diritti, Lei potrà rivolgersi direttamente all’O.d.V. autorizzato al trattamento a ciò designato dal Titolare, tramite casella di posta elettronica ride.odv@gmail.com o, tramite posta ordinaria presso il presidente dell’Organismo di Vigilanza, dott. Enrico Silvestri, con studio sito a Brescia in via Dante n. 17.

 

 

 

 

 

LA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI

La segnalazione e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e) del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51. Quando, su richiesta del segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il gestore della segnalazione, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.